PT XYZ merupakan perusahaan berbasis IT yang bergerak dianalisis data, big
data, dan AI. Dalam perusahaan tersebut terdapat satu divisi yang berfokus
sebagai support untuk semua divisi yang ada. Namun terdapat beberapa
permasalahan yang dihadapi oleh divisi tersebut, yaitu kurangnya perencanaan
jadwal yang efisien, terlalu minimnya visibilitas yang dapat diakses secara real-
time untuk pemantauan pekerjaan, dan terjadi ketidakmerataan pekerjaan antar
karyawan. Perencanaan yang tidak mempertimbangkan skala prioritas tugas yang
diberikan juga dapat mengakibatkan penumpukan pada tugas dan bahkan dapat
terjadi keterlambatan penyelesaian proyek. Penyebab masalah tersebut karena
kurangnya pemanfaatan alat bantu Task Management yang sudah ada secara
baik. Akibatnya nanti dapat menyebabkan kegagalan proyek keterlambatan dalam
penyelesaian tugas. Maka pentingnya penyelesaian masalah ini terletak pada
efisiensi pekerjaan, memastikan tugas diselesaikan, menyusun skala prioritas
penugasan, dan meningkatkan pengawasan pekerjaan secara real-time.
Penelitian ini bertujuan untuk melengkapi semua hal akibat dan permasalahan
yang sudah disebutkan tersebut agar Task Management yang dimiliki oleh
Business Support menjadi lebih baik dan efisien.
Metodologi penelitian yang digunakan merupakan metode Six Sigma dengan
kerangka kerja DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control). Tahap
Define dilakukan untuk mengidentifikasi masalah utama yang terjadi dan
menetapkan tujuan proyek bersama dengan stakeholder. Tahap Measure
difokuskan untuk mengukur kinerja awal yang menunjukkan bahwa tingkat
keberhasilan penyelesaian tugas hanya 87% dan menggunakan matrix
eisenhower untuk menentukan prioritas masalah. Selanjutnya, tahap Analyze
dilakukan menggunakan fishbone diagram dan interrelationship diagram (IRD)
untuk menemukan akar masalah, workload analysis (WLA) untuk pengukuran
beban kerja, serta perhitungan defect per million opportunities (DPMO) dan nilai
sigma dari data historis data yang didapatkan. Berdasarkan hasil tersebut, pada
tahap Improve menghasilkan dua solusi utama yaitu pembuatan sistem Task
Management sederhana berbasis spreadsheet dan penyusunan modul pelatihan
Task Management. Terakhir tahap Control adalah memastikan bahwa solusi yang
diterapkan berjalan secara konsisten dan berkelanjutan dengan menghitung
kembali WLA, DPMO, dan nilai sigma dari hasil implementasi.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa adanya peningkatan yang cukup signifikan
setelah dilakukan implementasi selama 4 bulan. Tingkat keberhasilan
penyelesaian tugas yang merupakan critical success factor (CSF) dari penelitian
ini meningkat dari 87% menjadi 94%, dimana melebihi target dari stakeholder
sebesar 92%. Perbaikan juga dapat terlihat pada indikator kapabilitas proses,
dimana nilai DPMO yang diperoleh setelah implementasi menurun dari 134782,6
menjadi 57142,86 dan nilai sigma meningkat dari 2,60 menjadi 3,079. Selain itu,
distribusi pada beban kerja antar karyawan lebih merata, hal tersebut ditunjukan
dari selisih beban kerja yang sebelumnya 57,50% menjadi 33,75%. Modul
pelatihan yang telah dibuat juga terbukti efektif dalam meningkatkan pemahaman
karyawan divisi Business Support PT XYZ terhadap penggunaan sistem Task
Management sederhana, terlihat dari hasil implementasi yang terlihat dari peningkatan yang cukup signifikan.