Pengelolaan data mahasiswa khususnya untuk kegiatan promosi hingga saat ini masih dikelola secara
manual oleh staf yang bertugas pada Kantor Kerjasama dan Promosi (KKP) Universitas Atma Jaya Yogyakarta
(UAJY). Staf KKP harus mengelompokkan data mahasiswa dengan cara mencari dan mengumpulkan satu persatu data mahasiswa sesuai asal sekolah mahasiswa tersebut. Penulisan nama sekolah yang berbeda-beda pada setiap
mahasiswa, yang merupakan suatu sekolah yang sama serta tidak lengkapnya data sekolah menjadi kendala dalam
proses pengelompokan data mahasiswa. Staf KKP yang bertugas membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu dalam proses pengelolaan data mahasiswa, sehingga dapat mempercepat proses pengerjaan. Pada sistem yang akan dirancang dan dibangun membutuhkan preprocessing data, untuk dapat menyamakan penulisan. Data mahasiswa akan dikelola dengan menggunakan metode Levenshtein Distance (edit distance) untuk membandingkan nama sekolah yang ada pada file excel yang dimiliki staf KKP dengan nama sekolah yang ada pada database.
Sistem Pengelolaan Data Mahasiswa (SIPEMA) telah berhasil dirancang dan dibangun, sehingga dapat membatu dan mempersingkat waktu pengelolaan data yang dilakukan oleh staf yang bertugas. Sistem ini juga dilengkapi dengan laporan dalam bentuk grafik, yang dapat digunakan sebagai sarana untuk membantu staf yang bertugas dalam menentukan kegiatan promosi yang akan dilakukan.