PT. XYZ adalah perusahaan pulp dan paper yang menjalankan aktivitas ekspor ke
berbagai negara. Dalam proses ekspor tersebut, perusahaan menggunakan
Incoterms seperti FAS dan FOB sebagai bagian dari kesepakatan antara eksportir
dan importir. Akan tetapi, perusahaan sering mengalami keterlambatan
pembayaran dan pengurusan dokumen seperti Local Charges dan Bill of Lading,
yang berdampak pada munculnya extra cost.
Berdasarkan penelusuran akar masalah, diketahui bahwa salah satu penyebab
permasalahan tersebut di atas adalah proses bisnis internal yang masih manual
dan belum dilengkapi dengan sistem monitoring yang baik. Hal ini menyebabkan
proses kerja menjadi kurang efisien sehingga membutuhkan waktu yang cukup
lama untuk menyelesaikan setiap tahapan prosesnya. Perancangan sistem ini
menggunakan metode System Development Life Cycle yang dapat digunakan
sebagai panduan tahapan dalam membangun sistem informasi dari awal hingga
tahap implementasi. Untuk menggambarkan fungsi dan alur kerja sistem secara
lebih detail, digunakan IDEF0 sebagai tools untuk pemodelan arsitektur fungsional.
Selain itu, metode Value Stream Mapping dipakai dalam pengukuran waktu proses
dan analisis efisiensi. Analisis ini berfokus untuk menentukan aktivitas Value
Added, Non – Value Added, serta Necessary Non – Value Added untuk
mengetahui aktivitas yang dapat dihilangkan atau diperbaiki agar proses kerja
menjadi lebih efisien.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa terdapat peningkatan efisiensi yang
cukup signifikan. Setelah dilakukan perancangan sistem dan analisis proses
bisnis, waktu proses berhasil dikurangi sebesar 26,92%, dari yang semula 3.120
detik menjadi 2.280 detik. Hal ini dapat dicapai dengan mengeliminasi aktivitas
yang tergolong dalam kategori Non – Value Added. Selain itu, Process Cycle
Efficiency (PCE) juga meningkat dari 46% menjadi 92% yang menandakan bahwa
sebagian besar aktivitas sudah termasuk ke dalam aktivitas Value Added. Dengan
adanya sistem informasi dan pemetaan proses bisnis yang lebih efisien,
perusahaan dapat mempercepat proses pengurusan pembayaran dan dokumen
ekspor serta menghindari extra cost akibat keterlambatan