Dalam era digitalisasi, teknologi berperan penting dalam administrasi
kantor, memberikan solusi efektif dalam pengelolaan dokumen dan surat menyurat
yang sebelumnya dilakukan secara manual. Penerapan teknologi meningkatkan
efisiensi, akurasi, dan produktivitas kerja. Namun, masih banyak instansi yang
menjalankan proses administrasi secara manual, termasuk PT POS Indonesia KCU
Yogyakarta. Tantangan yang dihadapi oleh PT POS Indonesia KCU Yogyakarta
yaitu pengelolaan surat dan barang cetak berharga, ditambah dengan kekurangan
tenaga kerja di departemen SDM, menurunkan efisiensi operasional. Oleh karena
dibutuhkan suatu sistem pengelolaan agenda surat dan barang cetak berharga,
sehingga dapat meringankan beban kerja dari pihak departemen SDM, dan
meningkatkan efisiensi dalam operasional Perusahaan.
Penilitan dilakukan untuk merancang UI/UX sehingga menghasilkan
rancangan sistem yang efisien, mudah digunakan, dan sesuai dengan kebutuhan
pengguna di PT POS Indonesia KCU Yogyakarta, dengan menggunakan metode
user centered design. proses dalam perancangan melewati beberapa tahap yaitu,
specify context of use, specify user and organizational requirements, produce design
solution, dan evaluate design.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa, perancangan UI/UX yang
disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pengguna di PT POS Indonesia KCU
Yogyakarta berhasil dibuat. Menggunakan metode User Centered Design (UCD),
keterlibatan pengguna dalam setiap tahap proses, mulai dari wawancara hingga
pembuatan prototipe untuk tiga peran utama (departemen lain, departemen SDM, dan admin), menghasilkan desain yang telah diuji melalui Usability Testing.
Hasilnya menunjukkan antarmuka memiliki tingkat learnability yang baik, dengan
success rate 81% pada departemen lain, 87% pada departemen SDM, dan 93% pada
admin. Dari aspek efficiency, departemen lain mendapatkan 70%, SDM 75%, dan
admin 91%. Aspek memorability menunjukkan nilai 86%, dengan tingkat errors
sebesar 38% untuk departemen lain, 27% untuk SDM, dan 14% untuk admin.
Kepuasan pengguna (satisfaction) diukur menggunakan metode SUS dengan skor
76, termasuk kategori grade B (good).