Industri manufaktur sering menghadapi tantangan besar dalam mengelola
pemakaian suku cadang mesin produksi, termasuk didalamnya yaitu masalah
yang dihadapi PT. X dengan permasalahan pengelolaan suku cadang yang
berdampak pada efisiensi operasional dan waktu henti produksi. Ketidakmampuan
dalam memantau pemakaian suku cadang secara efektif mengakibatkan informasi
dan ketidakakuratan data mengenai kebutuhan suku cadang. Informasi dari unit
kerja terkait kebutuhan suku cadang dan tidak adanya data yang akurat mengenai
waktu kedatangan suku cadang menambah kompleksitas pengelolaan. Hal ini
mengakibatkan ketidakpastian dalam jumlah dan waktu pemasangan suku
cadang, menyebabkan terhentinya produksi yang berdampak pada efisiensi
operasional. Selain itu, tidak adanya sistem klasifikasi yang jelas untuk suku
cadang menambah kesulitan dalam menentukan prioritas pengadaan dan
penggunaan suku cadang.
Untuk mengatasi masalah tersebut, dirancang sebuah alat bantu monitoring
pemakaian suku cadang menggunakan Microsoft Excel sebagai platform
utamanya. Pada tahap awal, pengembangan alat ini menggunakan Microsoft
Power BI, namun setelah evaluasi kemudahan penerapan, diputuskan untuk
menggunakan Microsoft Excel. Alat bantu ini dirancang untuk memantau
pemakaian suku cadang dengan lebih efisien dan akurat, dengan fitur-fitur yang
meliputi monitoring jumlah stok, pembuatan laporan pemakaian, dan kalkulasi total
biaya. Pembuatan alat bantu monitoring ini mencakup enam karakteristik utama:
Functionality (Fungsi), Reliability (Keandalan), Usability (Kemudahan
Penggunaan), Efficiency (Efisiensi), Maintainability (Pemeliharaan), dan Portability
(Portabilitas).
Hasil dari pengimplementasian alat bantu monitoring pemakaian suku cadang ini
menunjukkan peningkatan dalam efisiensi operasional yang diterapkan pada
periode Mei 2024. Alat bantu monitoring ini juga dapat memantau jumlah stok
secara real-time sehingga perusahaan dapat menjaga ketersediaan suku cadang
yang optimal. Selain itu, alat bantu monitoring ini mencegah terjadinya kehabisan
stok yang dapat menghentikan proses produksi. Hal terebut juga membantu dalam
pengambilan keputusan yang lebih baik terkait pengadaan suku cadang
berdasarkan data pemakaian yang teranalisis secara detail