Sistem Informasi Kantor Admisi dan Akemik (SIKAA) merupakan salah
satu sistem informasi yang dimiliki Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Proses
pelayanan permohonan surat seperti keterangan aktif kuliah, cuti kuliah,
permohonan aktif kembali, dan pengunduran diri masih dilakukan dengan manual
atau mengunduh formulir pada website kaa.uajy.ac.id lalu mengirimnya ke email
Kantor Admisi dan Akademik (KAA). Pembuatan surat memerlukan beberapa jam
atau satu hari. Hal ini menyebabkan mahasiswa tidak tahu surat yang diajukan telah
jadi atau belum. Selain itu, proses generate NPM untuk calon mahasiswa baru
masih dilakukan melalui sistem berbasis desktop dan belum adanya pengelolaan
data perizinan mahasiswa Warga Negara Asing (WNA) sehingga mempersulit
pekerjaan staf.
Sistem informasi manajemen layanan akademik Universitas Atma Jaya
dibangun untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Sistem informasi ini
memiliki fitur utama yaitu pengajuan permohonan oleh mahasiswa disertai
notifikasi WhatsApp dan pengiriman melalui email, pengelolaan data perizinan
mahasiswa WNA, dan generate NPM calon mahasiswa baru. Selain itu, sistem
informasi memiliki fitur lainnya seperti pengajuan perubahan data mahasiswa,
export data ringkasan mahasiswa aktif, export data mahasiswa pindah program
studi, pengelolaan data referensi, update data mahasiswa Drop Out (DO) secara masal dengan memasukkan dokumen Excel, dan pengelolaan data mahasiswa
meninggal.
Hasil yang diharapkan yaitu sebuah aplikasi berbasis website yang dapat
mempercepat proses pelayanan permohonan surat, mengelola data pengajuan
mahasiswa, dan data mahasiswa. Berdasarkan hasil dari pengujian sistem oleh
pengguna didapatkan sebanyak 68,8% sangat setuju dan 31,3 % setuju bahwa
sistem yang dibangun mempermudah pekerjaan pengguna. Selain itu, didapatkan
sebanyak 62,5% sangat setuju dan 37,5% setuju bahwa sistem yang dibangun menghemat waktu pengguna.