Toko X merupakan usaha ritel yang menjual berbagai kebutuhan pokok seharihari.
Toko X sering mengalami kejadian stockout secara tidak terduga. Hal
tersebut dapat terjadi karena beberapa faktor,yaitu Toko X yang masih
menerapkan sistem penjualan secara manual, belum menerapkan sistem
penganalisisan data dalam memutuskan pemesanan barang ke pihak supplier,
dan juga belum memiliki sistem pencatatan data historis barang. Pihak Toko
hanya melakukan pemesanan dengan mengandalkan opini pribadi dalam
pengalaman berdagang, sehingga seringkali masih terjadi human error berupa
kesalahan perkiraan pemesanan barang yang seharusnya disesuaikan dengan
data historis penjualan yang ada dan menggunakan metode yang sesuai. Jenis
atau merek produk khususnya rokok akan dilakukan pemesanan dengan hanya
melihat ke lokasi area simpan secara sekilas, sehingga proses penentuan
pemesanan oleh pihak toko menjadi tidak tepat dan mengakibatkan stockout.
Analisis masalah dilakukan dengan menggunakan interrelationship diagram dan
fishbone diagram, serta observasi langsung & diskusi atau wawancara dengan
para stakeholder yang menghasilkan alternatif solusi terpilih, yaitu melakukan
pemantauan sistem stok tanpa harus melakukan penambahan karyawan toko
dan pemindahan area simpan. Dengan demikian, maka akan dibuat sebuah
sistem dengan bantuan Microsoft excel yang mampu memantau persediaan
secara real time tanpa harus memindahkan area simpan yang telah ada.
Pemilihan produk rokok yang diteliti dilakukan dengan Analisis FSN dan Analisis
ABC. Berdasarkan pada data penjualan produk ke konsumen dan pola
permintaan rokok di Toko X yang selalu naik turun (fluktuatif), maka
digunakanlah metode persediaan yang sesuai dengan hal tersebut. Metode yang
digunakan yaitu Periodic Review R,s,S System yang turut mempertimbangkan
ROP dan SS.
Melalui metode terpilih yang digunakan didapatkan kuantitas pemesanan untuk
supplier 1 untuk tipe eceran dan grosir pada produk Rokok Djarum LA Bold
Hitam 20’ dipesan sebanyak 28 pak, 64 pak untuk Rokok Djarum Super 12’, 45
pak untuk rokok GG.Filter 12’, 25 pak untuk Rokok GG.Signature Hitam, 66 untuk
Rokok GG. Surya 16’, 30 untuk Rokok Malboro Merah, 25 untuk Rokok
Sampoerna Kretek, 95 untuk Rokok Sampoerna Mild Merah 16’, dan 27 untuk
Rokok Tawang. Khusus untuk produk Djarum 76 12' memiliki kuantitas pesanan
sejumlah 84 pak (eceran) dan 88 (grosir). Usulan pemesanan ke supplier 2
(eceran dan grosir) hanya diperuntukkan Rokok dibawah naungan merek Djarum,
didapatkan kuantitas pesanan yaitu sebanyak 11 pak untuk Rokok Djarum 76 12’,
2 pak untuk Rokok Djarum LA Bold Hitam 20’, dan 5 pak untuk Rokok Djarum
Super 12’. Adapun kuantitas pemesanan eceran untuk supplier 2 didasarkan atas
pembatasan biaya belanja Toko X ke supplier 2 sebesar Rp 450.000, sehingga
kuantitas pemesanan dilakukan pertimbangan proporsi penjualan barang merek
Djarum. Kemudian kejadian stockout hanya terjadi 2x dan hanya pada merek
rokok Tawang berjenis jual eceran, kemudian juga menghasilkan kuantitas
pemesanan ke supplier 2 sesuai dengan batasan biaya yang dimiliki Toko X
dengan hasil Rp 310.529.