Keberadaan media bagi sebuah perusahaan hingga saat ini masih sangat menjadi
hal yang penting. Media masih membantu banyak hal dalam berjalannya sebuah
perusahaan seperti menampilkan citra atau image yang baik melalui pemberitaan.
Maka penting dalam sebuah perusahaan melalui peran seorang Public Relations
membangun relasi yang baik dengan media. Agar relasi tersebut dapat berjalan
dengan maksimal maka sebaiknya perlu adanya proses perencanaan dalam relasi
tersebut. Proses perencanaan program hubungan media atau media relations
tersebut diwujudkan dalam tahapan perencanaan komunikasi strategis.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses
perencanaan program media relations yang dilakukan oleh PR Officer dan dibantu
oleh Director of Sales & Marketing Prime Plaza Hotel Jogjakarta. Penelitian ini
menggunakan metode deskriptif kualitatif untuk memperoleh data dan informasi
mengenai tahapan-tahapan perencanaan program media relations yang dilakukan
Prime Plaza Hotel Jogjakarta. Dalam analisisnya penelitian ini menggunakan
teori-teori perencanaan komunikasi strategis untuk melihat tahapan-tahapan
sebuah proses perencanaan program, teori public relations dan teori media
relations.
Hasil penelitian ini menunjukkan Prime Plaza Hotel Jogjakarta melakukan proses
perencanaan dalam program media relation. Perencanaan tersebut menggunakan
pertimbangan evaluasi dan perencanaan jangka panjang dari program yang telah
dijalankan. Perencanaan ini juga menggunakan tahapan perencanaan komunikasi
strategis yaitu, (1) diskusi dan analisis dalam mengelompokkan media dan
menentukan target program, (2) penentuan planning dan timeline dalam skala
besar hingga kecil, (3) menentukan perencanaan pelaksanaan program
berdasarkan strategi yang telah ditetapkan, (4) implementasi program dalam
bentuk aktivitas-aktivitas media relations, (5) melihat respon atau feedback yang
diberikan oleh media dan (6) melakukan evaluasi program. Secara keseluruhan
perencanaan ini disusun berdasarkan kebutuhan, kondisi dan strategi komunikasi
yang sudah ditetapkan oleh Prime Plaza Hotel Jogjakarta agar dapat mencapai
tujuan yang diharapkan.