Rapat merupakan sebuah kegiatan pertemuan yang menjadi sarana efisien
yang dapat digunakan untuk melakukan pertukaran informasi diantara dua atau
lebih orang. Dalam kegiatan rapat dibutuhkan manajemen rapat yang menjadi
sebuah proses perencanaan, mengorganisir, dan pengelolaan kegiatan rapat supaya
dapat mendukung pelaksanaan rapat seperti pencatatan notulensi rapat,
penyimpanan dokumen rapat, dan penindaklanjutan dari hasil rapat. Universitas
Atma Jaya Yogyakarta (UAJY) merupakan instansi yang tidak lepas dari kegiatan
rapat. Masalah yang timbul adalah saat segala proses pengelolaan elemen rapat
yang ada di UAJY dilakukan secara manual sehingga dianggap tidak efektif dan
tidak efisien karena memiliki resiko yang lebih tinggi untuk hilang dan sulit dicari
kembali untuk kebutuhan tertentu. Selain itu, jika rapat diakhiri dengan sebuah
penugasan akan sulit melakukan kontrol dan pelacakan terhadap penugasan tersebut
karena tidak ada sistem yang bertanggung jawab.
Untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi, penulis membangun
sistem informasi manajemen rapat dengan menggunakan Laravel dan React. Sistem
yang dibangun akan memudahkan beberapa prosedur pelaksanaan kegiatan rapat
seperti melihat dan mencari informasi rapat, pengelolaan elemen rapat, dan
pencatatan aktivitas penugasan rapat. Selain mengatasi masalah tersebut sistem
informasi ini juga dilengkapi beberapa fitur lainnya seperti pengelolaan data master,
pencarian informasi elemen rapat, pemantauan kinerja bawahan, dan informasi
statistik anggota rapat.
Hasil dari penelitian yang dilakukan adalah sistem informasi yang sesuai
dengan kebutuhan pelaksanaan kegiatan rapat di UAJY. Sistem juga sudah melalui
masa uji coba dan sudah diimplementasikan untuk penggunaan secara luas oleh
seluruh bagian di UAJY.