Aleta Leather merupakan suatu industri kerajinan kulit yang menghasilkan
beragam bentuk kerajinan dengan bahan baku utama yaitu kulit sapi asli. Selain
penjualan produknya secara langsung ditempat, Aleta Leather khususnya bagian
cutomer service juga menerima pesanan melalui media sosial dan juga situs
belanja online. Pesanan yang masuk lebih banyak merupakan pesanan sesuai
kebutuhan konsumen atau custom order.
Penelitian yang dilakukan pada Aleta Leather mengindentifikasi masalah dimana
setiap adanya pesanan custom yang masuk secara online, selalu terjadi bolakbalik
informasi antara bagian customer service dengan bagian gudang dan
produksi, untuk menanyakan keinginan konsumen baik jenis kulit maupun contoh
warna kulit yang diinginkan. Dengan metode Business Process Improvement dan
tools streamlining, dapat diidentifikasi bahwa penyebab terjadinya bolak-balik
informasi karena customer service tidak mengetahui data terkini mengenai stok
kulit. Dari tools streamlining itulah memunculkan perbaikan yaitu dilakukan
standardization dan simplification. Standardization yang dilakukan yaitu
penggunaan data terkini stok bahan baku kulit untuk mempermudah dan
membantu customer service untuk memproses langsung pesanan yang
diinginkan konsumen, dan simplification yang dilakukan yaitu pesanan yang
masuk langsung diproses oleh customer service tanpa menanyakan informasi
terlebih dahulu ke bagian gudang dan produksi. Setelah memunculkan perbaikan
yang dapat dilakukan, kemudian dimunculkan alternatif penggunaan data terkini
sekaligus pemilihan salah satu alternatif tadi. Alternatif yang terpilih adalah
penggunaan data terkini menggunakan rancangan spreadsheet google sheet yang
akan disesuaikan dengan kebutuhan customer service serta bagian gudang dan
produksi sebagai pengguna nantinya.
Dari hasil rancangan spreadsheet yang telah dibuat dan dilakukan percobaan,
penggunaan spreadsheet data stok kulit Aleta dapat mengurangi 60% frekuensi
bolak balik antara customer service dan bagian gudang, serta mengurangi 92,06%
waktu respon yang dibutuhkan customer service untuk merespon keinginan
konsumen.